Politique de protection des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont traitées par les avocats de l’associations Forensis et par leurs collaborateurs dans le respect de la présente politique.
Nous sommes en effet particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « R.G.P.D. »).
Le présent document d’information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont nous traitons vos données ainsi que les droits que vous pouvez exercer sur ces données en qualité de personne concernée.
Il peut être modifié à tout moment, afin notamment de nous conformer aux évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou technologiques. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.
Vous pouvez réagir à notre politique en nous contactant.

Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent.
Le cabinet traite vos données :

Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes

Nous traitons les données dans le cadre des demandes (audits, notes de consultation, avis) et de la défense des intérêts de nos clients, personnes morales ou physiques.

Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation de nos obligations légales (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
– à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
– à la mission d’intérêt public que nous remplissons lorsque nous plaidons devant les juridictions (article 6.1.e. du R.G.P.D.)

Nous pouvons également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice (article 9 §2, f. du R.G.P.D.)

Gestion administrative des dossiers de nos clients

Nous traitons les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du cabinet à l’égard de nos clients, personnes morales ou physiques.

Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation de nos obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et par le Code de déontologie de l’avocat, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (article 6.1.c. du R.G.P.D.)
– à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Gestion des mandats de justice (curatelle de faillite)

Nous traitons les données dans le cadre du jugement nous désignant en qualité de mandataire et des obligations légales qui en découlent.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales.
Nous pouvons également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice (9 §2, f. du R.G.P.D.)

Gestion des médiations

Nous traitons les données personnelles pour assurer dans les meilleures conditions le processus de médiation, notamment par la prise de notes, la réalisation de rapport et la communication avec les parties.

Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation de nos obligations légales.
– à l’exécution du contrat qui nous lie aux parties (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Nous pouvons également être amenés à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel) chaque fois que cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice (article 9 §2, f. du R.G.P.D.)

Gestion de la comptabilité

Nous traitons les données personnelles pour établir notre facturation.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD).

Gestion des relations précontractuelles

Nous traitons les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients nous adressent ou les offres de services et les C.V.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future.

Gestion de nos fournisseurs

Nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos obligations contractuelles à l’égard du client.

Ce traitement est nécessaire :
– à la réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
– à l’exécution du contrat qui nous lie à notre client (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Gestion d’un contentieux éventuel entre un membre du cabinet et le client

Nous pouvons être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.

Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).
Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice (article 9 §2, f. du R.G.P.D.)

Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.
Nous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur nos clients, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.

Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, avertissement extrait de rôle et composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
o Bureau d’aide juridique
o Compagnie d’assurance
o Partie adverse
o Conseil technique
o Autorité judiciaire ou administrative
o Autorité publique (police, etc.)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles

Gestion administrative des dossiers de nos clients

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Photographie (carte d’identité)

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
o Bureau d’aide juridique
o Compagnie d’assurance
o Partie adverse
o Conseil technique
o Autorité judiciaire ou administrative
o Autorité publique (police, etc)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion des mandats de justice (curatelle de faillite)

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
o Autorité judiciaire ou administrative compétente
o Autorité publique (police, etc)
o Conseil technique

Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles

Gestion de la mission de médiation

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s))
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
o Bureau d’aide juridique
o Compagnie d’assurance
o Partie adverse
o Conseil technique
o Autorité judiciaire ou administrative
o Autorité publique (police, etc)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion de la comptabilité

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données financières (n° de compte)

Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion des relations précontractuelles

Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données communiquées par le client afin d’évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande.
En outre, en cas de recrutement :
– Données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil)
– Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, langue maternelle)
– Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)

Directement auprès du client.

Gestion de nos fournisseurs

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande)
Données financières (n° de compte)

Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises)

Gestion d’un contentieux éventuel entre un membre du cabinet et le client

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients
Photographies ou images.

Soit directement auprès du client.
Soit obtenues auprès de la compagnie d’assurance
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Tout partage de données s’effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document.
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du cabinet ou tout confrère, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tout conseil technique dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du cabinet.
Les membres du cabinet peuvent communiquer les données personnelles du client aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice compétents dans le cadre du mandat donné par le client et dans la mesure nécessaire à la défense de ses intérêts.
Les membres du cabinet sont susceptibles de transmettre ces données personnelles aux parties adverses dans la mesure nécessaire à la défense des intérêts du client.
Les membres du cabinet sont susceptibles de transmettre, le cas échéant, les données du client à des organismes bancaires ou d’assurances dans le respect du secret professionnel et dans la mesure nécessaire à la défense de ses intérêts.
Les membres du cabinet peuvent être amenés à devoir transmettre des données personnelles à des tiers en vertu de la loi ou d’autres dispositions réglementaires auxquelles ils sont soumis.
Les membres du cabinet peuvent également partager certaines données avec des cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du R.G.P.D., dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement du cabinet. Nous assurons la protection des données des clients par des conventions assurant la confidentialité.

La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi impose.

Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients

La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec l’avocat.

Gestion administrative des dossiers de nos clients

Gestion administrative des dossiers de nos clients La durée de conservation est de 10 ans à compter de la clôture du dossier.

Gestion des mandats de justice

La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le mandataire.

Gestion de la mission de médiation

La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec l’avocat médiateur.

Gestion de la comptabilité

La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion des relations précontractuelles.

Les données sont immédiatement supprimées, à l’exception des C.V., que nous pouvons conserver pendant une année dans notre réserve de recrutement.

Gestion de nos fournisseurs

La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion d’un contentieux éventuel entre un membre du cabinet et le client

Les données sont supprimées après l’exécution du jugement ou la clôture définitive du litige.

Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :

➢  La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.

➢  Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d’entreprise contraignantes, le consentement.

En l’absence de décision d’adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou s’il en suspecte une, nous lui demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le R.G.P.D., ou si le secret professionnel s’y oppose, les clients ont les droits suivants :

➢  Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que le cabinet traite leurs données personnelles ;

➢  Le droit de recevoir une copie des données traitées ;

➢  Le droit de rectification des données traitées ;

➢  Le droit de retrait du consentement ;

➢  Le droit de s’opposer au traitement de leurs données personnelles notamment si leurs données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;

➢  Le droit de limiter le traitement des données traitées ;

• Si le client conteste l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présences avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines données
• Si le traitement de ses données personnelles est illégitime, mais que le client ne souhaite néanmoins pas exercer son droit à l’effacement des données.
• Si nous n’avons plus besoin des données personnelles du client, mais qu’il en a besoin dans le cadre d’une action en

➢  Le droit à l’effacement des données traitées ;

➢  Le droit à la portabilité des données traitées ;

➢  Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, les clients sont invités à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Nous ne manquerons pas de donner suite aux demandes du client dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de sa demande, nous l’informerons des suites que nous y avons réservées.

Selon la difficulté de sa demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, le client sera averti de cette prolongation dans le mois suivant la réception de son formulaire.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Le client peut exercer ses droits en s’adressant au cabinet à l’adresse mail suivante : stephane.boonen @forensis.be ou par envoi postal à l’adresse suivante : Association d’avocats Forensis, 18, place Guy d’Arezzo à 1180 Bruxelles.

Nous prions nos clients de joindre à leur demande la preuve de leur identité.

Lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.

La présente politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge.

Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications au présent document d’information sur la politique de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.